Email merupakan salah satu sarana komunikasi yang paling sering digunakan di dunia. Email bersifat cepat, langsung, praktis, dan memungkinkan kamu berinteraksi dengan berbagai pihak, di dalam maupun luar negeri.
Menulis email formal dalam Bahasa Inggris dengan cara tepat membutuhkan keterampilan tertentu. Email merupakan bagian dari alat komunikasi profesional. Mempelajari cara menulis email Bahasa Inggris sangat penting untuk menghindari kesalahan. Sehingga, kamu dapat memberikan kesan positif terhadap kepentingan personal ataupun perusahaan.
Topik Pembahasan
Struktur Dasar Email Profesional dalam Bahasa Inggris
Menulis email dalam Bahasa Inggris tidak boleh asal-asalan. Untuk memastikan pesan kamu diterima dengan baik dan profesional, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan. Berikut adalah panduan yang bisa kamu ikuti:
1. Subjek
Subjek adalah hal pertama yang dilihat oleh penerima email. Jika subjek kamu tidak jelas atau umum, email tersebut bisa saja diabaikan atau dihapus tanpa dibaca. Pastikan subjek email menggambarkan isi atau alasan penulisan dengan jelas dan singkat. Gunakan 2-3 kata yang langsung menarik perhatian penerima.
Contoh:
- Meeting Confirmation
- Proposal Submission Deadline
- Request for Collaboration
2. Gaya Penulisan
Berbeda dengan bahasa lain yang menggunakan kalimat panjang dan kompleks dalam konteks formal, Bahasa Inggris lebih mengutamakan kesederhanaan. Gunakan kalimat pendek dan struktur sederhana. Bagi isi email ke dalam 2-3 paragraf agar pembaca mudah menemukan poin-poin utama tanpa harus membaca terlalu lama.
Jadi, hindari kata-kata berbelit-belit. Pastikan fokus pada pesan utama di setiap paragraf.
3. Ungkapan Kesopanan
Menulis email dalam Bahasa Inggris juga berarti masuk ke dalam budaya yang berbeda. Orang Anglo-Saxon sangat menghargai kesopanan dan rasa terima kasih. Jangan lupa untuk menggunakan ungkapan yang menunjukkan penghormatan dan apresiasi.
Contoh:
- Thank you for your attention.
- I appreciate your prompt response.
- Looking forward to your reply.
Ungkapan-ungkapan ini membantu menciptakan kesan ramah dan profesional.
4. Periksa Ulang Email
Jangan pernah mengirim email dalam Bahasa Inggris tanpa membaca ulang apa yang sudah kamu tulis. Kesalahan tata bahasa atau typo sangat umum terjadi, apalagi saat menggunakan bahasa asing. Membaca ulang email kamu adalah langkah sederhana yang bisa mencegah kesan tidak profesional dan ceroboh.
Untuk lebih mudah memeriksa email, Gunakan fitur spell-check pada email. Bacalah dengan suara keras untuk memastikan alur kalimat terasa lancar.
5. Tanda Tangan
Pastikan email kamu diakhiri dengan informasi penting tentang diri kamu. Tanda tangan email yang profesional biasanya mencakup: Nama lengkap, jabatan, informasi perusahaan (nama, alamat, dll.), dan link ke website perusahaan.
Baca Juga: Panduan Struktur Email dalam Bahasa Inggris
Cara menulis email bahasa Inggris untuk keperluan profesional membutuhkan perhatian khusus. Tujuannya adalah agar pesan kamu diterima, dipahami, dan memberikan kesan yang baik. Berikut adalah beberapa tips penting yang bisa kamu terapkan:
Gunakan Subjek yang Jelas
Hal pertama yang dilihat penerima adalah subjek email. Pastikan subjek kamu singkat, menarik, dan relevan dengan isi email.
- Meeting Agenda for Friday, March 10
- Request for Budget Approval
- Follow-Up on Project Update
Hindari penggunaan frasa yang terlalu kreatif atau clickbait. Subjek yang jelas membantu penerima memahami tujuan email kamu dengan cepat.
Sapa Penerima dengan Tepat
Gunakan sapaan profesional seperti “Dear”. Selanjutnya, sertakan nama penerima, baik nama depan atau nama belakang dengan gelar yang sesuai
- Dear Mr. Johnson,
- Hello Sarah,
- Hi Dr. Lee,
Jika tidak yakin dengan gelar yang tepat, cukup gunakan nama lengkap penerima. Jika kamu sudah memiliki hubungan sebelumnya, sapaan seperti “Hello” atau “Hi” juga bisa digunakan.
Fokus pada Satu Topik
Jangan mencampur beberapa topik dalam satu email. Sebaiknya fokus pada satu tujuan, seperti mengajukan pertanyaan, memberikan penjelasan, atau menyampaikan permintaan. Buat isi email singkat tetapi tetap lengkap, sehingga penerima mendapatkan informasi yang dibutuhkan tanpa merasa bingung.
Tuliskan poin-poin penting di paragraf terpisah. Hindari kalimat yang terlalu panjang.
Tambahkan Tanda Tangan Profesional
Setelah menutup email dengan kalimat yang mengandung call to action atau langkah yang bisa diambil penerima, tambahkan tanda tangan profesional. Berikut adalah contoh yang harus diperhatikan:
Best regards,
Emily Brown
Marketing Manager
XYZ Solutions
Phone: +1 234 567 890
Email: emily.brown@xyzsolutions.com
Tanda tangan ini harus mencantumkan informasi penting seperti jabatan, nomor telepon, dan alamat email kamu.
Periksa Ulang Email
Sebelum menekan tombol “Kirim,” baca ulang email kamu untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan, tata bahasa, atau typo. Kesalahan kecil bisa merusak kesan profesional yang ingin kamu tampilkan.
Gunakan fitur spell-check. Bacalah email dengan suara keras untuk memastikan alur kalimat terasa lancar.
Hindari Nada Kasual
Nada profesional adalah kunci. Hindari penggunaan emoji, bahasa gaul, atau frasa yang terlalu santai seperti “just checking in” atau “circling back.” Contoh kalimat yang profesional adalah berikut:
- Could you please provide an update on the project status?
- I look forward to your response regarding this matter.
Nada kasual sangat penting untuk kamu hindari. Hal ini penting untuk menjaga kredibilitas kamu di lingkungan profesional.
Jaga Pemilihan Kata
Ingatlah bahwa email adalah dokumen tertulis yang bisa diteruskan, dicetak, atau discreenshot kapan saja. Jangan menulis sesuatu yang tidak ingin kamu tinggalkan sebagai catatan tertulis. Pastikan isi email mencerminkan etika profesional.
Hindari penggunaan kata-kata yang bisa disalahartikan. Tetap netral dan sopan dalam menyampaikan pendapat.
Berikan Instruksi yang Jelas
Jika kamu mengarahkan penerima ke file tertentu atau sumber informasi, pastikan kamu memberikan penjelasan yang rinci. Sertakan link atau lampiran yang relevan agar penerima mudah memahami maksud kamu.
- Please find the attached document for your review.
- You can access the report through this link: [insert link]
Dengan mengikuti tips-tips di atas, kamu bisa menulis email dalam bahasa Inggris yang profesional, jelas, dan efektif. Selalu ingat bahwa email yang baik adalah yang mampu menyampaikan pesan dengan cara yang tepat tanpa membingungkan penerima.
Baca Juga: Kalimat Penutup Email Bahasa Inggris
Contoh Email Profesional dalam Bahasa Inggris
Berikut beberapa contoh email dalam bahasa Inggris untuk profesional yang bisa kamu gunakan:
1. Contoh 1
Subject: Appreciation for Your Interest in Our Summer Graduate Program
Dear Vanessa,
Thank you for reaching out to us. Currently, our summer graduate program is not accepting any new applications.
We wish you great success in your future pursuits and endeavors!
Kind regards,
Simone Graham, PhD
Department Chair, Humanities
2. Contoh 2
Subject: Please Secure Your Documents Before Leaving
Hi Joko,
I’d like to kindly remind you to secure your documents before leaving your desk at the end of the day. This morning, we noticed some important files were left out in the open.
Thank you for taking care of this moving forward!
Best regards,
Sarah
3. Contoh 3
Subject: Can We Schedule a Quick Chat This Week?
Dear Mr. Rudi,
I came across your recent Instagram post about sourcing local suppliers for snack products. I’m the founder of FreshBites Wholesale, specializing in delivering high-quality, customizable snack packages. I’d love to take about 15–20 minutes of your time to share how our products and pricing options might align with your needs.
Would you be available for a call this week? I can also send over our latest product catalog, which includes some exciting new additions for the season.
My availability is Wednesday through Friday from 1–4 p.m. EST. Please let me know a time that works best for you.
Looking forward to connecting!
Best regards,
William Schneider
Founder & CEO, FreshBites Wholesale
“Fresh snacks, delivered fresh every time.”
Asah Kemampuan Bahasa Inggrismu bersama ICAN English
Cara menulis email Bahasa Inggris adalah keterampilan penting yang diperlukan dalam berbagai situasi. Kamu perlu menggunakan format yang tepat saat berkomunikasi dengan kolega dan manajer di tempat kerja, menjaga nada formal dan jelas.
Saat berurusan dengan pejabat pemerintah, penting untuk menyampaikan pesan dengan ringkas dan sesuai etika formal. Selain itu, email profesional sangat penting dalam proses melamar kerja, termasuk surat lamaran maupun tindak lanjut wawancara, karena akan memberi kesan baik.
Jika kamu ingin meningkatkan kemampuan menulis email profesional dan keterampilan bahasa Inggris lainnya, gabung di kelas ICAN English! Dengan kursus yang dirancang secara intensif, kamu dapat belajar menulis dengan percaya diri dan efektif. Yuk, cari tahu lebih lanjut tentang program-program kursus ICAN English dan mulai perjalanan kamu meraih kesuksesan hari ini!
