Saat ini, kebanyakan surat dikirim melalui email, sehingga sangat penting untuk mengetahui cara menulis surat dalam bahasa inggris secara profesional. Pemahaman ini akan membantu meninggalkan kesan positif kepada penerimanya.
Menggunakan format yang benar sangat penting ketika mengirim surat melalui pos. Kamu ingin surat tersebut muat dalam satu halaman, mudah dibaca, dan mengesankan.
Topik Pembahasan
Berikut adalah cara menulis surat dalam bahasa inggris sesuai aturan:
1. Jenis Kertas
Surat harus diketik dan dicetak pada kertas putih standar. Sesuaikan jenis kertas dengan situasi atau kebutuhan menulis surat. Jika ingin mengirim surat rekomendasi atau surat lamaran dengan resume, gunakan kertas resume yang bagus. Jika mengirim surat bisnis untuk perusahaan, pastikan terdapat kop surat perusahaan dalam kertas tersebut.
2. Format Font
Gunakan font yang tampak bersih dan mudah dibaca dibandingkan font bergaya. Beberapa contoh font profesional yang dapat kamu gunakan adalah: Times New Roman, Roboto, Arial, Calibri, Georgia, Open Sans, dan Helvetica. Gunakan font berukuran antara 10 dan 12 point agar mudah terbaca.
3. Pilih Block atau Indented Format
Meskipun ada banyak pilihan pemformatan berbeda, kamu bisa memilih antara Block atau Intended format. Block format memiliki semua elemen dan bagian sejajar dengan sisi kiri halaman. Kalimat pertama setiap paragraf tidak menjorok ke dalam. Format indented sering kali merupakan gaya yang digunakan untuk dokumen yang lebih casual.
Indented format dirancang dengan membuat indentasi baris pertama setiap paragraf sebanyak satu inci. Jika menggunakan format ini, kamu harus mengatur alamat dan tanggal di bagian kanan. Block format sering kali lebih mudah dibaca dan merupakan format paling banyak digunakan. Tetapi, indented format menambah daya tarik visual. Keduanya merupakan format yang dapat diterima untuk surat resmi.
4. Cantumkan Alamat dan Tanggal
Alamat pengirim dan penerima, serta tanggalnya, adalah informasi pertama yang akan kamu sertakan dalam surat. Kamu dapat memasukkan alamat dan informasi kontak di bagian atas, lewati satu baris, cantumkan tanggal, lewati baris lain, dan cantumkan alamat penerima.
Jika kamu memilih format indented, kamu dapat memasukkan alamat dan tanggal di pojok kanan atas, lalu ratakan kiri alamat penerima. Jika kamu memilih block format, semua alamat berada di bagian kiri.
5. Sertakan Salam
Jika kamu tahu kepada siapa kamu menulis surat, salam paling sederhana dan sering kali paling tepat adalah “Dear [nama penerima]”. Jika kamu tidak mengenal orang tersebut dengan baik atau kamu memiliki hubungan formal, gunakan gelar dan nama belakangnya.
Saat menulis surat kepada seseorang dalam suatu perusahaan, tetapi tidak mengetahui namanya, luangkan waktu melakukan riset untuk mengetahuinya. Kamu juga dapat menelepon perusahaan tersebut dan menanyakan nama orang yang memegang posisi tersebut.
Apabila kamu tidak dapat menemukan informasi atau kamu menulis surat yang tidak ditujukan kepada seseorang tertentu, gunakan “To Whom It May Concern”. Kamu dapat mengikuti salam dengan titik dua atau koma.
6. Tulis Isi Surat
Jika menggunakan format Block, atur setiap paragraf di dalam surat rata kiri, sisakan baris kosong di antara paragraf agar lebih mudah dibaca. Jika menggunakan format Indented, kamu perlu membuat indentasi baris pertama setiap paragraf sebanyak satu inci. Usahakan surat tersebut langsung pada intinya, dengan keseluruhan surat tidak lebih dari satu halaman.
Kamu bisa memulai membuka surat dengan kata “I hope this letter finds you well”. Selanjutnya, jelaskan alasan menulis surat tersebut. Caranya dengan menyebutkan “I’m writing in regards to…” Gunakan kalimat aktif sebanyak mungkin di seluruh isi surat.
Paragraf penutup harus menyatakan kembali tujuan surat dan meminta tindakan tindak lanjut. Akhiri surat dengan basa-basi, seperti “thank you for your time” atau “please let me know if you’d like to discuss this in detail over the phone.”
7. Sertakan Penutupan Gratis
Jika menulis surat kepada seseorang yang memiliki hubungan formal dengan kamu atau tidak kamu kenal dengan baik, kamu mungkin ingin menggunakan kata “sincerely” untuk orang yang dekat. Pilihan lainnya adalah “Best wishes”, “Kindest regards”, atau “Best”. “Yours truly” juga merupakan pilihan lain untuk dipertimbangkan.
Baca Juga: Cara Ampuh Belajar Writing Bahasa Inggris
Contoh Surat dalam Bahasa Inggris
Berikut adalah contoh cara menulis surat dalam bahasa inggris untuk lingkungan profesional:
James Thompson
Marketing Manager
GreenTech Innovations
789 Evergreen Terrace
Springfield, IL
(555) 444-5555
March 15, 2024
Sarah Johnson
Operations Director
EcoFriendly Solutions
123 Green Way
Springfield, IL
Dear Ms. Johnson,
I hope this letter finds you well. I’m writing in regard to a recent inquiry you made about sustainable solutions for your company. I am the marketing manager at GreenTech Innovations, and I believe our products could greatly benefit EcoFriendly Solutions.
At GreenTech Innovations, we specialize in providing cutting-edge, eco-friendly technology solutions tailored to meet the needs of both large and small organizations. Our primary goal is to identify areas where businesses can improve their environmental impact while simultaneously increasing operational efficiency and profitability.
We understand that sustainability and cost-effectiveness are top priorities for companies today. To address these concerns, we offer a range of products designed to reduce energy consumption and waste. Specifically, we have several solutions ideal for companies like yours that seek to enhance their green initiatives without compromising on performance or cost.
If you would like more detailed information about our offerings or wish to discuss how we can help EcoFriendly Solutions achieve its sustainability goals, please feel free to contact me directly at (555) 444-5555. Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
James Thompson
Marketing Manager
GreenTech Innovations
Menulis surat profesional adalah keterampilan berharga yang menawarkan manfaat seperti komunikasi jelas, profesionalisme, membangun hubungan, dan persuasi yang efektif. Kemampuan ini merupakan aspek penting dalam interaksi profesional dan berguna dalam kesuksesan karier dan bisnis. Mau lebih jago menulis? Kamu bisa langsung belajar di tempat kursus Bahasa Inggris di kelas profesional ICAN English!
