Meskipun teknologi telah memudahkan komunikasi, kemampuan menulis format surat internasional dalam Bahasa Inggris tetap menjadi keterampilan penting. Apalagi jika kamu ingin unggul dalam bidang profesional dan akademik.
Format surat Bahasa Inggris formal letter seringkali digunakan dalam berbagai situasi. Misalnya pada saat melamar pekerjaan, mengajukan permohonan beasiswa, hingga berkomunikasi dengan institusi. Surat resmi dapat dengan mudah dikirim melalui platform digital, sehingga kamu tidak perlu repot menggunakan jasa pengiriman manual.
Topik Pembahasan
Apa Itu Surat Internasional?
Surat internasional adalah surat resmi dalam bahasa Inggris yang ditulis secara profesional dan dikirimkan ke luar negeri. Surat internasional memiliki tujuan yang spesifik, seperti:
- Mengajukan permohonan beasiswa atau studi ke institusi luar negeri.
- Menjalin kerja sama dengan mitra bisnis internasional.
- Memberikan informasi resmi yang berkaitan dengan urusan lintas negara.
- Menyampaikan keluhan atau permintaan terkait layanan global.
Selain sebagai media komunikasi, surat internasional seringkali berfungsi sebagai dokumen resmi atau bukti sah. Misalnya, surat penawaran kerja dari perusahaan multinasional atau surat perjanjian kerja dengan pihak luar negeri.
Surat internasional yang ditulis dengan baik mencerminkan profesionalisme, terutama jika ditujukan kepada pihak asing yang mungkin belum mengenalmu secara langsung. Dalam dunia globalisasi, surat internasional yang sesuai standar akan mempermudah proses komunikasi dan mengurangi potensi kesalahpahaman.
Format Dasar Surat Internasional Berbahasa Inggris
Surat internasional berbahasa Inggris memiliki format standar yang perlu kamu ikuti. Tujuannya agar kamu bisa membuat format surat internasional terlihat profesional dan mudah dipahami oleh penerima. Gunakan panduan ini untuk belajar menulis format surat Bahasa Inggris yang tepat:
Addresser
Bagian awal surat berisi informasi tentang siapa yang mengirimkan surat tersebut. Kamu dapat menuliskan nama, alamat lengkap, dan informasi kontak seperti nomor telepon atau email.
Jika surat berasal dari perusahaan atau organisasi, gunakan kop surat (letterhead) yang mencakup logo dan nama institusi, seperti contoh berikut:
Davidson Smith
123 Main Street
Los Angeles, CA 90001
USA
john.smith@email.com
+1-555-555-5555
Date
Tuliskan tanggal surat dengan format yang sesuai. Kamu bisa menulis dengan format berikut: Nama Bulan, Tanggal, dan Tahun, seperti contoh: December 28, 2024. Penulisan tanggal ini sangat penting untuk membantu mempermudah penerima surat mengetahui kapan surat tersebut ditulis.
Addressee
Sertakan nama lengkap penerima beserta gelar jika ada, alamat lengkap, dan jabatan jika diketahui. Perhatikan ejaan nama dan gelar agar tidak terjadi kesalahan, seperti contoh berikut:
Mr. Michael Brown
Director of Operations
Global Tech Solutions
456 Elm Street
New York, NY 10001
USA
Salutation
Gunakan sapaan seperti “Dear” diikuti dengan nama belakang penerima, seperti contoh berikut: Dear Mr. Joko.
Jika kamu tidak tahu nama penerima, gunakan sapaan umum seperti “Dear Sir or Madam” atau sebutkan jabatan, seperti “Dear Hiring Manager.”
Body
Isi surat terdiri dari tiga bagian utama. Pertama, yaitu pembuka untuk menjelaskan tujuan surat secara singkat. Bagian kedua yaitu isi utama untuk menyampaikan detail dari apa yang ingin kamu komunikasikan. Kamu bisa menyampaikan tentang permintaan, informasi, atau keluhan. Terakhir, penutup dengan menyertakan harapan atau tindak lanjut yang diinginkan, diakhiri ucapan terima kasih.
Complimentary Close
Salam penutup dalam surat formal memiliki peran penting, terutama dalam korespondensi internasional. Frasa seperti “Sincerely,”, “Best Regards,”, atau “Warm Regards,” digunakan untuk menunjukkan rasa hormat, kesopanan, dan profesionalisme kepada penerima.
Dalam konteks budaya internasional, salam penutup mencerminkan tingkat formalitas dan hubungan antara pengirim dan penerima. Selain itu, salam penutup berfungsi untuk mengakhiri surat dengan nada yang positif dan ramah, menciptakan kesan akhir yang baik.
Signature
Tuliskan nama lengkap kamu diikuti dengan jabatan jika ada. Jika surat tersebut bersifat resmi dari sebuah organisasi, tambahkan tanda tangan fisik dan cap atau stempel jika diperlukan, seperti contoh:
John Smith
Marketing Manager
Contoh Masing-masing Jenis Surat Internasional
Dalam menulis surat Bahasa Inggris, terdapat dua jenis format yang harus kamu ketahui, yaitu formal dan informal. Masing-masing jenis surat tersebut memiliki fungsi dan format berbeda. Berikut kedua contoh jenis surat internasional agar kamu bisa membedakan keduanya.
Mode Formal
Format surat Bahasa Inggris dalam mode formal digunakan untuk komunikasi resmi dan mengikuti format tepat serta profesional. Surat formal selalu dimulai dengan mencantumkan alamat pengirim dan penerima, informasi kontak, tanggal, serta salam pembuka.
Mengetahui cara menyusun alamat dalam surat formal sangat penting untuk keperluan komunikasi profesional atau resmi. Berikut adalah contoh menulis surat mode formal dalam Bahasa Inggris:
123 Liberty Avenue
4567 RT Rotterdam
The Netherlands
1 August 2024
Mr. Michael Johnson
Bright Horizons Ltd.
15 Innovation Street
Manchester M1 4AB
United Kingdom
Dear Mr. Johnson,
I recently learned from my professional network that Bright Horizons Ltd. is seeking to hire a project coordinator. As someone with over eight years of experience in project management and a passion for innovation, I am excited about the opportunity to contribute to your team. Bright Horizons’ reputation for delivering cutting-edge solutions resonates strongly with my career aspirations and expertise.
As detailed in my CV, I have successfully managed diverse projects across industries in my previous roles at Stellar Solutions and Quantum Enterprises. At Quantum Enterprises, I led a cross-functional team to implement an enterprise-wide resource planning system, reducing operational delays by 25%. At Stellar Solutions, I developed streamlined project workflows, which improved client satisfaction scores by 15%. These achievements reflect my ability to manage complex tasks and deliver measurable results.
I am eager to bring my organizational skills, attention to detail, and proactive approach to the role of project coordinator at Bright Horizons. I would welcome the opportunity to discuss how my skills and experiences align with your company’s goals.
Thank you for considering my application. I look forward to the possibility of speaking with you.
Sincerely,
Emily Thompson.
Mode Informal
Surat tidak resmi ditulis untuk orang-orang yang memiliki hubungan dekat dengan penulis, seperti teman, keluarga, atau kerabat. Karena ditujukan kepada orang-orang terdekat, surat ini memiliki nada santai dan bersifat pribadi. Bahasa yang digunakan dalam surat ini terkadang disertai dengan nada emosional.
Surat tidak resmi lebih sering digunakan untuk komunikasi pribadi. Oleh karena itu, tidak ada pola, format, atau aturan khusus yang harus diikuti. Penulis dapat menulisnya sesuai dengan keinginan dan situasi yang ada. Surat ini dibuat dengan gaya yang lebih personal menggunakan bahasa yang sederhana dan santai. Berikut adalah contoh mode informal dalam menulis surat internasional:
Emma White
123 Ocean Drive
Miami, FL 33101
August 1, 2024
Sophie Green
45 Sunset Lane
Sydney, NSW 2000
Hi Sophie,
I hope this letter finds you in great spirits! It’s been way too long since we last caught up, and I’ve been meaning to write to you about all the exciting things happening here. Miami has been buzzing lately, and I can’t wait to tell you all about the new coffee spot I discovered—it’s totally your style, with cozy nooks and the best lattes I’ve ever had!
How’s everything on your end? I saw the photos you posted from your recent beach trip, and it looks like you had an amazing time! You’ve got to tell me more about that gorgeous place—maybe it can be our next getaway? By the way, I finally started taking pottery classes like we always talked about, and let me tell you, it’s so much harder than it looks! I’ll send you a picture of my first “masterpiece” soon, though don’t expect much.
Looking forward to hearing from you soon. Let’s make plans to catch up—either you visit me here, or I’ll hop on a plane to Sydney! Until then, take care of yourself and keep sending those sunny vibes my way.
Best wishes,
Emma
Baca Juga: Cara Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris
Berikut adalah tips menulis surat internasional dalam Bahasa Inggris yang harus kamu pahami:
Pahami Konteks Penulisan
Sebelum menulis surat, penting untuk mempertimbangkan konteks penulisan agar surat yang dikirimkan sesuai audiens yang dituju. Tidak ada aturan baku yang mengatur format surat, namun memilih gaya penulisan tepat sangat mempengaruhi pesan yang ingin disampaikan.
Jika surat ditujukan untuk teman dekat atau keluarga, surat informal biasanya menjadi pilihan terbaik. Surat semacam ini lebih santai dan penuh kehangatan. Penulis dapat menggunakan bahasa sehari-hari serta membagikan cerita pribadi atau perasaan dengan bebas. Dalam konteks ini, tidak perlu terlalu memperhatikan struktur yang kaku, karena tujuan utama adalah mempererat hubungan.
Namun, jika surat ditujukan untuk kontak bisnis atau orang yang belum dikenal dengan baik, format surat formal yang lebih terstruktur dan profesional adalah pilihan lebih tepat. Surat formal menggunakan bahasa lebih baku dan terorganisir dengan rapi. Surat formal juga mengutamakan kesopanan dan jelas dalam menyampaikan informasi.
Gunakan Bahasa yang Tepat
Pemilihan kata yang tepat sangat penting dalam menyampaikan pesan yang jelas dan mudah dipahami. Meskipun ide yang ingin disampaikan kompleks, cara menyampaikannya haruslah sederhana dan lugas. Menggunakan bahasa yang rumit atau berlebihan hanya untuk membuat kesan dapat membingungkan penerima surat dan mengurangi keefektifan pesan yang disampaikan.
Prinsip utama dalam menulis dengan bahasa yang tepat adalah memastikan bahwa pesan mudah dibaca dan dimengerti oleh audiens. Kamu harus menghindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang tidak perlu, serta memilih kata-kata lebih umum dan sehari-hari. Menggunakan kalimat yang pendek dan sederhana juga sangat membantu untuk memudahkan pemahaman.
Dalam menyusun pesan, pastikan struktur surat atau komunikasi itu logis dan mudah diikuti, dengan penggunaan heading, subheading, atau daftar untuk membantu pembaca menavigasi informasi. Menghindari penggunaan singkatan atau akronim yang tidak diperlukan juga penting, jika harus menggunakan akronim, pastikan untuk menjelaskannya di pertama kali muncul.
Periksa Ejaan dan Tata Bahasanya
Pentingnya ejaan dan tata bahasa yang baik tidak bisa dipandang sebelah mata, terutama dalam dunia komunikasi profesional. Kesalahan ejaan, tanda baca yang tidak tepat, dan penggunaan kalimat yang buruk dapat merusak kredibilitas penulis atau pembicara. Koma, titik, dan tanda seru adalah elemen dasar dalam menulis yang membantu pembaca memahami pesan dengan jelas.
Ejaan yang benar merupakan fondasi dari komunikasi efektif. Salah ketik atau penggunaan kata salah dapat mengubah makna kalimat dan membingungkan pembaca. Misalnya, perbedaan antara “its” dan “it’s”, atau penggunaan tanda apostrof untuk bentuk jamak seperti dalam contoh “Pot’s for sale”, dapat menyebabkan kebingunguan.
Tata bahasa yang tepat, termasuk penggunaan koma dan titik yang benar, juga berperan dalam memperjelas maksud penulis. Misalnya, tanda koma yang digunakan dengan benar dapat membedakan dua ide berbeda dalam satu kalimat, sementara titik menandakan akhir dari suatu pernyataan. Penggunaan tanda seru juga harus diperhatikan, karena menambah kesan emosional atau penekanan suatu pernyataan.
Komposisi paragraf juga sangat penting. Setiap paragraf harus memiliki ide utama yang jelas dan didukung kalimat-kalimat relevan. Paragraf terlalu panjang atau tidak terstruktur dengan baik membuat pembaca kehilangan fokus dan kesulitan mengikuti alur pemikiran penulis.
Pahami Budaya Mereka
Dalam penulisan surat internasional, sangat penting memahami perbedaan budaya antara pengirim dan penerima surat. Hal ini berkaitan dengan bagaimana komunikasi diterima dan dipahami, terutama ketika menggunakan bahasa yang berisi slang atau humor. Meskipun humor dalam penulisan ilmiah tidak sepenuhnya dilarang, humor bisa berisiko jika tidak digunakan dengan hati-hati.
Jokes atau humor sering kali sulit dipahami secara universal, karena apa yang lucu bagi seseorang bisa jadi tidak dipahami. Bahkan, jokes dianggap menyinggung oleh orang lain, terutama ketika perbedaan budaya terlibat. Misalnya, humor yang mungkin diterima di satu negara atau budaya bisa jadi tidak sesuai atau bahkan tidak pantas di negara lain. Hal ini berpotensi menimbulkan kesalahpahaman atau bahkan konflik.
Selain itu, penggunaan slang dalam surat internasional juga harus dihindari. Slang sering kali memiliki makna kontekstual dan bisa berbeda maknanya di berbagai tempat. Penggunaan slang yang tidak tepat bisa membuat pesan menjadi kabur atau bahkan menyinggung pihak lain, apalagi jika penerima surat tidak terbiasa dengan ungkapan tersebut.
Penting untuk menyadari bahwa dalam komunikasi internasional, menjaga netralitas dan kesopanan bahasa adalah kunci. Agar pesan yang disampaikan dapat dipahami dengan tepat tanpa risiko menyinggung perasaan, usahakan untuk memilih kata-kata yang jelas dan sesuai dengan norma yang diterima secara luas dalam komunikasi profesional.
Sertakan Kontak yang Jelas
Saat menulis surat internasional, penting untuk memastikan bahwa informasi kontak baik dari pihak pengirim maupun penerima tercantum dengan jelas. Hal ini memudahkan penerima untuk menghubungi kembali pengirim. Cara ini juga menunjukkan profesionalisme dan niat baik dalam menjaga komunikasi yang jelas dan terbuka.
Bagi pengirim, mencantumkan informasi kontak lengkap sangat penting, terutama jika penerima ingin menindaklanjuti surat tersebut. Misalnya, jika kamu mengirimkan surat lamaran pekerjaan, cantumkan nama lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Hal ini akan memudahkan pihak penerima surat untuk menghubungi jika kamu memenuhi syarat. Dalam surat bisnis atau profesional lainnya, informasi kontak juga mempermudah penerima untuk menghubungi kamu jika diperlukan.
Selain itu, penting juga mencantumkan informasi kontak penerima dengan jelas. Apalagi jika menulis surat kepada seseorang yang tidak kamu kenal dengan baik, termasuk jika surat tersebut ditujukan untuk instansi atau organisasi tertentu. Mengidentifikasi nama lengkap penerima, jabatan, nama perusahaan, serta alamat dan kontak membantu memastikan surat sampai kepada orang yang tepat.
Baca Juga: Begini Cara Membuat Salam Penutup Surat dalam Bahasa Inggris
Sekarang, kamu sudah mengetahui apa saja format surat internasional dalam Bahasa Inggris, baik formal maupun informal. Tingkatkan kemampuan bahasa Inggris kamu lebih cepat dengan bergabung di kursus ICAN English!
Apakah kamu ingin berbicara dengan lebih percaya diri, menulis, atau memahami percakapan bahasa Inggris dengan mudah? ICAN English menawarkan kursus bahasa Inggris yang dirancang untuk membantu mencapai tujuan bahasa Inggris kamu lebih cepat! Dengan pengajaran interaktif dan materi relevan, kamu akan berada dalam lingkungan belajar yang imersif!
