Pernahkah kamu merasa kesulitan untuk menulis email formal dalam bahasa Inggris? Mungkin kamu sudah terbiasa menulis email menggunakan bahasa Indonesia secara formal, namun bagaimana dengan bahasa Inggris? Menulis bahasa Inggris menggunakan tulisan formal memang tidak mudah.
Jadi isi pesan di dalam email dapat dikondisikan sesuai dengan kebutuhan kamu ya. Namun, tetap perhatikan ketelitian, diksi yang baik, hingga kemampuan menerjemahkan kata dengan baik. Jadi semua harus diperhatikan dengan baik, sebab setelah email dikirim tidak dapat dihapus maupun ditarik kembali.
Topik Pembahasan
Jika ingin menulis email dalam bahasa Inggris, jangan terlalu berimprovisasi. Hindari kesalahan fatal yang mampu merusak keseluruhan isi email dengan memperhatikan beberapa hal seperti berikut:
Subyek
Yang pertama ada bagian subjek di mana dapat dilihat oleh si penerima email, sehingga Jika kamu tidak menulisnya dengan benar dan jelas bisa mengakibatkan si penerima email langsung hapus tanpa membuka terlebih dahulu.
Jadi kamu bisa menulis subject email ke singkat dan sejelas mungkin dengan kata-kata yang mampu menarik perhatian si penerima email tersebut dalam satu kali baca.
Gaya Penulisan
Selanjutnya ada gaya penulisan dan email dalam bahasa Inggris juga harus diperhatikan. Kata-kata atau kalimat yang singkat serta struktur kalimat sederhana akan memberikan pengaruh. Coba pisahkan teks kamu kedalam 2 – 3 paragraf, sehingga bisa memudahkan para pembaca untuk mengetahui poin penting yang ingin disampaikan.
Baca Juga:
Percakapan Non Formal Bahasa Inggris
Sopan Santun dalam Menyampaikan Tujuan Email
Ketika kamu sudah menulis isi email dalam bahasa Inggris, pastikan tidak hanya menggunakan bahasa tetapi juga memperhatikan budaya dan kebiasaan si penerima. Para penutur bahasa Inggris asli secara umum lebih suka menggunakan kalimat yang menunjukkan sopan santun dan tata tata krama ketika berkomunikasi melalui email.
Maka dari itu sangat penting untuk memperhatikan dan mempelajari berbagai macam kosakata bahasa Inggris yang sopan, misalnya regards, yours sincerely dan lain sebagainya dalam pesan tersebut ya.
Sebelum Dikirim Selalu Cek Ulang
Selanjutnya pastikan selalu cek ulang atau membaca kembali apa yang sudah kamu tulis dalam email tersebut. Adanya kesalahan pada grammar, typo, dan lain sebagainya bisa membuat kamu terlihat tidak profesional dan ceroboh loh.
Semua hal tersebut bisa kamu hindari asalkan lebih teliti lagi dengan cek ulang sebelum mengirim.
Berikan Signature
Email yang kamu kirim harus memiliki informasi penting penting terkait dirimu maupun perusahaan. Kamu bisa memberikan Signature di bagian bawah. Urutan pembuatan signature sebaiknya seperti berikut;
- Nama
- Posisi atau jabatan
- Detail nama perusahaan
Dengan tanda tersebut kamu akan terlihat profesional ketika mengirim email kepada orang-orang penting.
Baca Juga:
Mengenal Perbedaan Your And Yours
Format Standard Email Formal Bahasa Inggris
Secara umum, email akan terdiri dari tiga bagian penting, seperti berikut;
Pengantar
Pertama kamu bisa menuliskan pengantar email di mana akan bergantung kepada hubunganmu terhadap orang yang akan menerima email. Semua email harus diawali dengan salam pembuka. Email resmi, salam pembuka paling cocok untuk mengawali email seperti berikut:
- Dear Mr/Mrs/Ms (tulis bagian nama belakang penerima email)
- Dear/Mr/Mrs/Ms (apabila kamu tidak mengenali nama penerima). Kamu juga bisa menambahkan To Whom it May Concern.
Setelah itu kamu perlu menuliskan Kalimat pembuka yang bisa menjelaskan maksud dan tujuan dari email tersebut. Kalimat harus konsisten dengan subjek email. Selain itu, kamu juga harus memperkenalkan diri secara singkat, misalnya Hi, My Name is Hindari kalimat yang terlalu panjang ya, sebab membuat yang membaca merasa malas.
Kamu bisa melanjutkan kalimat dengan I am writing with regard to (subyek email) atau bisa juga menggunakan I am writing in connection with (subyek email). Jadi bagian pengantar merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan ketika menulis email.
Teks Utama
Selanjutnya masuk pada bagian teks utama di mana tidak ada formula yang pasti sebab isi dari teks adalah variasi sesuai dengan apa yang ingin kamu komunikasikan kepada si penerima email. Ada beberapa aturan yang harus diperhatikan ketika membuat teks utama bagian email, sebaiknya pada bagian paragraf dibuat pendek dan menghindari kata singkatan maupun akronim.
Pada akhir isi teks ada beberapa kalimat yang bisa kamu gunakan untuk mengakhiri seperti berikut:
- Please let me know if you have any question
- Thank you in advance
- I look forward to hearing from you soon
Kata-kata tersebut bisa membuat isi teks mu terlihat lebih sopan dan formal dalam bahasa Inggris.
Baca Juga:
Kalimat Penutup Email Bahasa Inggris
Penutup
Terakhir ada bagian penutup yang akan digunakan dalam email, seperti yang sudah dicontohkan sebelumnya kau bisa menambahkan signature, namun sebelumnya apa kalimat yang bisa digunakan, seperti berikut:
- Best regards
- Regards
- Your sincerely (apabila kamu mengawali email menggunakan Dr Mr/Mrs/Ms)
- Your Faithfully (Apabila kamu mengawali email dengan Dear Sir/Madam) sebab kamu tidak mengetahui nama dari penerima)
Penutup dibuat sederhana namun tetap sopan untuk memberikan kesan bahwa kamu benar-benar menghargai penerima email untuk membaca pesan yang sudah kamu sampaikan.
Kemampuan menulis dalam bahasa Inggris baik untuk formal maupun informal memang sangat penting. Kamu harus mempelajarinya secara maksimal. Bergabung dalam kursus bahasa Inggris di ICAN English akan membantu kamu meningkatkan kemampuan menulis dalam bahasa Inggris. Terdapat juga beberapa kelas yang bisa kamu pilih sesuai dengan kebutuhan.
Dalam menulis email bahasa Inggris ada berbagai macam hal yang harus diperhatikan dengan baik. Apalagi jika menulis email formal dalam bahasa Inggris dan akan digunakan untuk kepentingan tertentu. Selain itu, pelajari penggunaan grammar dan ejaan dalam bahasa Inggris ya, jangan sampai ada kesalahan.
