Email adalah salah satu alat komunikasi yang paling umum digunakan di dunia. Alat komunikasi tersebut cepat, dan memungkinkan berinteraksi dengan semua jenis bisnis di dalam dan di luar batas negara. Di tempat kerja, menulis email formal dalam bahasa Inggris dengan cara yang benar memerlukan keterampilan tertentu.
Dalam situasi profesional, hindari melakukan kesalahan agar dapat memberikan kesan yang baik terhadap personal dan perusahaan. Berikut adalah informasi lengkap tentang format dan struktur email dalam Bahasa Inggris:
Topik Pembahasan
Untuk menulis email dalam bahasa Inggris dengan cara yang benar, jangan berimprovisasi! Gunakan cara berikut untuk menghindari kesalahan serius yang dapat mengurangi peluang saat menggunakan email untuk berbisnis.
Subject
Subjek adalah informasi pertama yang dilihat oleh penerima email. Jika penulisannya salah atau tidak jelas, penerima akan menghapusnya, bahkan tanpa membukanya! Jadi, penting untuk memberikan pesan yang jelas dan tepat, sejak awal, dengan menunjukkan isi atau alasan penulisan dalam dua atau tiga kata yang menarik perhatian penerimanya.
Style
Berbeda dengan bahasa lain yang memerlukan kalimat panjang dan rumit dalam konteks formal, bahasa Inggris sangat ringkas dan lebih menyukai kalimat pendek dan struktur sederhana. Pastikan kamu membagi teks menjadi dua atau tiga paragraf. Sehingga, pembaca melihat poin-poin penting dengan cepat.
Courtesy Formula
Saat menulis email dalam bahasa Inggris, kamu tidak hanya menggunakan bahasa lain tetapi juga memasuki budaya lain dengan kebiasaan berbeda. Orang Anglo-Saxon pada umumnya sangat memperhatikan bentuk-bentuk sopan santun dan rasa syukur. Sehingga, kamu harus menambahkannya.
Periksa emailnya
Jangan pernah mengirim email dalam bahasa Inggris tanpa membaca ulang apa yang kamu tulis. Kesalahan tata bahasa atau pengetikan sangat umum terjadi bahkan dalam bahasa sendiri.
Jadi, dalam bahasa Inggris, kamu dapat membuat kesalahan dengan lebih mudah. Memeriksa ulang apa yang telah kamu tulis adalah langkah sederhana yang dapat dilakukan untuk mencegah kamu terlihat tidak profesional.
Tanda tangan
Pastikan email diakhiri dengan semua informasi penting tentang kamu, termasuk: Nama dan nama keluarga; judul pekerjaan; detail relatif tentang perusahaan (nama, alamat..); tautan ke situs web perusahaan.
Format Email Formal Bahasa Inggris
Tergantung pada jenis relasi yang kamu miliki dengan penerima email, ada berbagai cara untuk memulai email. Namun, kamu harus selalu memulainya dengan salam, seperti contoh:
Dear Mr/Mrs/Ms (Nama belakang penerima, contoh: Mr Smith)
Dear Sir/Madam (jika kamu tidak tahu nama penerimanya) atau secara general: ‘To whom it may concern’
Setelah salam awal, kamu memerlukan kalimat pengantar yang menunjukkan dengan jelas alasan penulisan dan sesuai dengan subjek email. Perkenalkan diri secara singkat, lalu lanjutkan dengan:
- I am writing with regard to… (subjek email)
- I am writing in reference to… (subjek email)
- Jika menulis email untuk mengirimkan informasi, kamu dapat memulai dengan salah satu kalimat berikut:
- I am writing to let you know…
- I am delighted to tell you… (jika kamu akan mengutarakan kabar bagus)
- I regret to inform you that… (jika kamu akan mengutarakan kabar kurang menyenangkan)
- Jika membalas email yang kamu terima, kamu dapat mengatakan:
- I am writing in response to…
- I am writing in reply to…
- I am writing to thank you for… (jika kamu ingin berterima kasih kepada penerima)
Tidak ada rumus konvensional untuk menulis isi teks karena rumus ini berbeda-beda sesuai dengan fungsi yang ingin kamu komunikasikan. Kamu bisa mempersiapkan draf awal dan kemudian melanjutkan dengan koreksi apa pun.
Aturan umumnya adalah teks harus dibagi menjadi paragraf pendek yang menghindari singkatan dan akronim, yang keduanya dapat kamu gunakan. Sebaliknya, saat kamu menulis email informal kepada keluarga dan teman.
Berdasarkan jenis pesan yang kamu kirimkan, ada berbagai cara untuk menulis undangan terakhir sebelum mengakhiri email, seperti:
- I look forward to hearing from you soon
- Thank you in advance
- Please let me know if you have any questions
- Thanks for your attention
Jika kamu ingin meningkatkan bahasa Inggris dan lebih baik dalam menulis email, temukan kursus bahasa Inggris sesuai kebutuhan di ICAN English. Di kursus kami, kamu akan mendapatkan kemudahan dalam mempelajari banyak materi, dari level beginner ke level advanced. Kamu bisa mendapatkan bimbingan tutor untuk bertanya apapun sesuai kesulitan belajar!
